Maak ruimte in een vol hoofd
De afgelopen tijd heb ik je verteld over de herfst via deze introductieblog en ook deze blog (over voeding). Ook tijdens de lessen geef ik daar geregeld uitleg over, wat dit seizoen doet met lichaam en geest en wat de rol is van de meridianen long en dikke darm. Er is zoooo veel meer te vertellen. Bijvoorbeeld over wat je in deze periode van het jaar kunt doen om de rust te bewaren. Fysiek, maar óók mentaal. Over dat laatste, het loslaten van een vol hoofd door middel van een braindump, vertelt gastblogger Marloes deze maand. Hoe? Lees vooral verder.....
Het is nog steeds herfst, blaadjes dwarrelen door de lucht. Tijd om heerlijk weg te kruipen in warme, zachte, wollige truien. Dit is echt een periode dat er van alles door elkaar loopt. Niet alleen je garderobe. Ook als ondernemer (grafisch ontwerper) merk ik dat de seizoenen door elkaar heen gaan. Ik zit in afrondende fase van de nazomer/herfst-opdrachten en ondertussen stapelen de winterse projecten - zoals kerstverpakkingen, winterfolders, kerstaarten en wintermagazines - zich al weer op. Dat zorgt voor een heel vol hoofd!
Rust en regelmaat
Nu er zoveel verschillende zaken door elkaar lopen, voel ik langzaam de grip op mijn werkdag afnemen. Merk jij ook dat in deze periode je energie afneemt? In dit seizoen is het extra belangrijk om grip te krijgen, keuzes te maken en te zorgen dat je meer gedaan krijgt in de tijd die je hebt. Structuur helpt. Kernwoorden? Rust en regelmaat! En zo is het; des te meer houvast en routine je hebt, des te meer ruimte je krijgt om na te denken, plannen uit te werken en richting te geven aan jouw speerpunten. En uit te rusten, natuurlijk.
Uit je hoofd, op papier
Hoe creëer je dit? Nadat je hebt gekeken wat goed en niet goed ging, door terug te kijken in je agenda (lees nog eens de blog https://www.studiokara.nl/post/zo-doorbreek-jij-vaste-patronen), ga je een braindump van al je activiteiten en verplichtingen maken. Hier nemen we nog niet de grotere doelen op. Dat komt later. Nu eerst even de basis voor jouw komende werkweek en werkdag opschrijven. Het begint dus met een braindump. Uit je hoofd, op papier.
Zo maak je een braindump
Stap 1: Pak een vel papier of notitieboek. Haal alles uit je hoofd en zet het op papier. Dat hoofd is vol en moet leeg. Als je dit hebt gedaan weet je in ieder geval wat er op je schouders rust. Als je het ziet, zal je begrijpen hoe je aan dat drukke gevoel in je hoofd kwam. Tijd om ruimte te creëren!
Wat heeft jouw aandacht nodig?
Stap 2: Schrijf alles opschrijven wat jouw aandacht nodig heeft. Denk hierbij aan:
- Projecten
- Toezeggingen
- Waar moet je nog op reageren
- Wat moet je nog schrijven
- Wat moet je nog doorlezen
- Financiële administratie en algemene administratie.
- Wat moet je allemaal nog plannen en organiseren en doen voor klanten/extern
- Opleiding
- Wat moet je nog uitzoeken hoe het werkt of welke tutorials wil je nog volgen
- Wat je nog moet je nog onderzoeken
- Op welke reacties wacht je nog
- Acties naar aanleiding van evenementen en vergaderingen
- Wat moet ingekocht, heb je nodig voor op kantoor etc.
Als je dit gedaan hebt kijk je nog even goed rond op je werkplek: wat ligt er nog aan aantekeningen, krabbels, bonnetjes die verwerkt moeten worden, wat staat er her en der op briefjes en post-its… Allemaal ook op de lijst noteren! En dan heb je een lijst met veel… Dat zat dus eerst allemaal in je hoofd. Nu niet meer.
Eisenhower matrix
Stap 3: Schrappen, strepen en delegeren. En dat betekent dat je rigoureus gaat afrekenen met taken die NIET jouw tijd en aandacht verdienen. Die ga je delegeren naar anderen of lekker helemaal schrappen (dat kan enorm opluchten!). Gebruik daarvoor de Eisenhower Matrix (Google maar eens). Of stel jezelf de volgende vragen: Moet je het wel zelf doen? Brengt het je dichter bij je doelen? Kun je het skippen of delegeren? Is het antwoord ‘voorlopig nee’, zet ze dan achter in je planner of notitieboek op de ‘ooit/misschien-lijst’. Is het antwoord ‘nee’? Verwijder de taken dan of als ze gedaan zijn streep ze door of delegeer ze. Is het antwoord ‘ja’, dan kun je nu aan de slag met de taken die er wél toe doen! Verdeel ze in vaste taken, projecten en losse taken (binnenkort hierover meer).
Maak nu je braindump-lijst voor je taken met de printable van Paper Time. Zodra je iets nieuws bedenkt of er een taak binnenkomt per mail kun je deze op de lijst zetten en tot je volgende planmoment loslaten. Je hoofd is een stuk leger en je kunt je focussen op relevante taken. Succes!
Gastblogger / auteur: Marloes Lubberding van Paper Time
Marloes is de bedenker, ontwerper en uitgever van de Paper Time werkplanner. Naast haar webshop Paper-time.nl runt ze Paraaf, tekst en ontwerp en met een partner leerkrachtorganizer.nl Ze is dol op papier, plannen, roze en ander vergrijsde kleuren en tekenen.
